13-07-26 - Contratos Recorrentes: cobrança automática direto no CRM

Agora o Gluo CRM gera faturas e boletos de forma automática para os seus contratos recorrentes. Você monta o contrato uma vez, define de quanto em quanto tempo cobrar, e o sistema cuida do resto a cada período, sem que ninguém precise lançar nada manualmente.

Como funciona, em resumo

O processo tem três momentos. Os dois primeiros você faz uma vez, o terceiro o sistema faz sozinho, todo período.

Etapa	O que acontece
1. Monta o contrato	Você adiciona os produtos e serviços que o cliente vai pagar
2. Define a recorrência	Você diz de quanto em quanto tempo cobrar, a forma de pagamento e o dia do vencimento
3. O sistema cobra	A cada período, ele cria a fatura e o boleto automaticamente

De onde vem o contrato

O contrato recorrente pode nascer de três formas:

• Automaticamente, pelo workflow, quando uma Proposta ou Pedido de Venda é aprovado, seguindo o que está definido na configuração de recorrência
• Manualmente a partir da proposta ou pedido, pelo botão Mais → Gerar Contrato
• Manualmente do zero, criando um contrato novo direto no módulo Contratos e preenchendo os itens e os dados de recorrência à mão

Adicionando os itens do contrato

Os itens são os produtos e serviços que o cliente vai pagar. Eles ficam no bloco Detalhes do Item, dentro da edição do contrato.

Para adicionar um item, abra o contrato, clique em Editar e use os botões + Produto ou + Serviço. Basta preencher a quantidade e o preço unitário, o total de cada linha e o total geral são calculados automaticamente.

Você pode adicionar quantos itens quiser, remover ou alterar preços a qualquer momento. Toda mudança fica registrada no histórico de itens.

Configurando a recorrência

É aqui que você diz ao sistema como e quando cobrar. Esses campos ficam no bloco Recorrência (no contrato) e no bloco Recorrência Contrato (na proposta que dá origem ao contrato).

Quando o contrato vem de uma proposta, esses dados são preenchidos lá e copiados automaticamente para o contrato.

Faturas e boletos automáticos

Com a recorrência ativada, você não precisa lançar nada. A cada período, o sistema cria a fatura e, quando a forma de pagamento é boleto, o boleto correspondente, já com o valor dos itens do contrato e o vencimento no dia configurado.

Para saber se a cobrança do mês foi gerada, basta olhar o campo Último Log Recorrência no contrato. Ele mostra o número da fatura, do boleto, o vencimento e o valor da última execução. Se aparecer "Sucesso", a cobrança do período foi criada normalmente.

Dois pontos importantes:

• O sistema roda uma vez por dia e não duplica cobrança. Se a fatura do período já existe, ele não cria outra
• Boletos de valor muito baixo, abaixo de R$ 7,00, não são gerados automaticamente. A fatura fica separada para conferência manual

Histórico de itens (Log Itens)

Toda vez que alguém adiciona, altera ou remove um item do contrato, isso fica registrado: o que mudou, quem fez e quando. É útil para conferir alterações de valores e quantidades ao longo do tempo.

Para consultar, abra o contrato (ou a fatura, proposta, pedido) e clique em Mais → Log Itens. Você verá uma linha do tempo com cada movimentação marcada como:

• Adicionado
• Alterado, com o valor antigo e o novo lado a lado
• Removido

Filtros de período, tipo de mudança e responsável ajudam a encontrar rapidamente o que você procura.

Para administradores

Algumas configurações ficam disponíveis apenas para administradores e normalmente já vêm prontas de fábrica. Vale conhecer onde a recorrência é ligada e ajustada:

• Configurar Recorrência: no detalhe de um contrato, o caminho Customizar → Configurar Recorrência abre a tela onde a recorrência é ligada ou desligada, e onde se definem as regras de vencimento, como dias de antecedência, ajuste de dia útil, feriados, responsável e status padrão de fatura e boleto
• Mapeamento de campos: define quais campos são copiados da proposta ou pedido para o contrato quando ele é gerado. Fica em Configurações → Marketing e Vendas → Mapeamento de Campos → Mapeamento Outros Módulos, na opção Proposta para Contrato (ou Pedido para Contrato). Se um campo não estiver mapeado, ele não é preenchido no contrato
• Workflows: são os automatismos que transformam uma proposta ou pedido aprovado em contrato. A escolha entre gerar um contrato comum ou um contrato recorrente depende da opção "Gerar Contratos" definida na tela de configuração
• Modelo de PDF do contrato: a tabela de itens do contrato tem um modelo próprio, preparado sem as colunas de imposto e desconto, separado dos modelos de fatura e proposta

 

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Para o passo a passo completo, com todas as telas ilustradas, consulte o Guia do Usuário: Contratos Recorrentes.