Como criar Contratos Recorrentes

O contrato recorrente é usado quando uma cobrança se repete ao longo do tempo, como uma mensalidade, uma assinatura ou um serviço prestado por prazo indeterminado.

Em vez de lançar a fatura e o boleto manualmente a cada período, você configura o contrato uma única vez e o Gluo CRM passa a gerar as cobranças automaticamente, sempre no dia e na periodicidade que você definir.

A seguir, veja o passo a passo para criar e configurar um contrato recorrente.

Como funciona, em resumo

O processo tem três momentos. Os dois primeiros você faz uma vez, o terceiro o sistema faz sozinho, todo período.

Etapa	O que acontece
1. Monta o contrato	Você adiciona os produtos e serviços que o cliente vai pagar
2. Define a recorrência	Você diz de quanto em quanto tempo cobrar, a forma de pagamento e o dia do vencimento
3. O sistema cobra	A cada período, ele cria a fatura e o boleto automaticamente

De onde vem o contrato

O contrato recorrente pode nascer de três formas:

Automaticamente, pelo workflow, quando uma Proposta ou Pedido de Venda é aprovado, seguindo o que está definido na configuração de recorrência
Manualmente a partir da proposta ou pedido, pelo botão Mais → Gerar Contrato
Manualmente do zero, criando um contrato novo direto no módulo Contratos e preenchendo os itens e os dados de recorrência à mão

Passo a passo - Como criar contrato Recorrente

Um passo a passo simples para montar um contrato recorrente, deixar o sistema cobrar automaticamente e acompanhar tudo dentro do CRM.

Passo 1: adicione os itens do contrato

Os itens são os produtos e serviços que o cliente vai pagar. Eles ficam no bloco Detalhes do Item, dentro da edição do contrato.

Abra o contrato e clique em Editar
No bloco Detalhes do Item, clique em + Produto ou + Serviço e escolha o item
Preencha a quantidade e o preço unitário. O total de cada linha e o total geral são calculados automaticamente
Clique em Salvar

Você pode adicionar quantos itens quiser, remover (ícone de lixeira) e alterar preços a qualquer momento. Toda mudança de itens fica registrada, veja em Histórico de itens, no passo 4.

Passo 2: preencha os dados de recorrência

É aqui que você diz ao sistema como e quando cobrar.

Esses campos ficam no bloco Recorrência (no contrato) e no bloco Recorrência Contrato (na proposta que dá origem ao contrato).

Campo	O que significa
Ativar Recorrência	Deixe em Sim para o contrato gerar cobranças automaticamente
Periodicidade	De quanto em quanto tempo cobrar: mensal, bimensal, trimestral, semestral, anual
Forma Pagamento	Como o cliente paga: boleto, cartão de crédito
Tipo Pagamento	Pré-pago cobra no início do período, pós-pago cobra no fim
Dia Pagamento	Dia do mês em que a cobrança vence. Se cair em fim de semana ou feriado, o sistema ajusta
Iniciar Recorrência	A partir de quando a recorrência começa a valer
Resp. Financeiro 1	O contato que vai receber a cobrança
Ativar Pro Rata	Opcional, cobra proporcional aos dias no primeiro período

Quando o contrato vem de uma proposta, esses dados são preenchidos e copiados automaticamente para o contrato.

Na proposta (origem)

"Recorrência Contrato" na proposta — os dados preenchidos aqui são copiados para o contrato.

No contrato

"Recorrência" no contrato — os mesmos campos, mais o Último Log Recorrência(explicado no passo 3).

Passo 3: acompanhe as faturas e boletos gerados

Com a recorrência ativada, você não precisa lançar nada. A cada período, o sistema cria a fatura e, quando a forma de pagamento é boleto, o boleto correspondente, já com o valor dos itens do contrato e o vencimento no dia configurado.


Fatura - criada automaticamente, com o vencimento e os itens do contrato.	Boleto - gerado junto com a fatura, pronto para cobrança.

Como saber se a cobrança do mês foi gerada

Para saber se a cobrança do mês foi gerada, olhe o campo Último Log Recorrência no contrato. Ele mostra o número da fatura, do boleto, o vencimento e o valor da última execução. Se aparecer "Sucesso", a cobrança do período foi criada normalmente.

Dois pontos importantes:

O sistema roda uma vez por dia e não duplica cobrança. Se a fatura do período já existe, ele não cria outra
Boletos de valor muito baixo, abaixo de R$ 7,00, não são gerados automaticamente. A fatura fica separada para conferência manual