Central de Ajuda

Guia do Usuário Gluo CRM

1.Introdução

Neste Guia apresentamos, de forma didática e detalhada, todas as funcionalidades do Gluo CRM, permitindo que os Usuários tenha uma compreensão plena da ferramenta.

O Guia pretende ser um instrumento importante de consulta e aprendizado para todos aqueles que estão iniciando com o uso do Sistema.

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2.Conceitos Importantes

Está começando a utilizar o Gluo CRM agora? É importante que conheça os 4 principais conceitos utilizados no Sistema.

Veja a seguir…

Lead

O primeiro conceito importante é o de Lead. No Gluo CRM o Lead é…

“Pessoa física de contato junto a uma empresa, que ainda não é seu Cliente.”

  • O Lead e a empresa à qual está relacionado, não possuem nenhuma relação de negócios com a sua empresa. Geralmente o Lead não conhece sua empresa e vice-versa.
  • O Lead normalmente é gerado a partir de um contato realizado através do site, feiras de negócios que participamos, aquisição de mailing etc.

Organização

A Organização é o segundo conceito importante que devemos compreender no Gluo CRM. Trata-se de…

“Entidade que representa seus Clientes [Pessoa Física ou Jurídica] e também todas as Pessoas Jurídicas com as quais mantem alguma relação de negócio ou não.”

  • Deve-se cadastrar em Organização, todos os seus Clientes, sejam eles Pessoas Físicas ou Jurídicas. Além de seus Clientes, cadastram-se também em Organização, as Pessoas Jurídicas que sua empresa mantem algum tipo de relacionamento, não necessariamente comercial, como por exemplo: Entidades de Classes, Órgão de Governos, Organizações não Governamentais, Parceiros etc. No caso de Fornecedores, o Gluo CRM possui módulo próprio e específico para seu cadastrado.

Oportunidade

A Oportunidade é o terceiro conceito importante que devemos compreender no Gluo CRM.

“A Oportunidade representa a chance ou possibilidade de realização de negócios junto a um Lead ou Cliente.”

  • A Oportunidade de negócio pode ser observada a partir da solicitação de proposta, visita, demonstração, de mais informação sobre seu produto/serviço ou qualquer outra situação em que vislumbre a possibilidade de relacionamento de negócio.
  • Em função destas características, cada Oportunidade possui probabilidade diferente de fechamento, que deve ser registrada no CRM, para que possa acompanhar a temperatura do processo de vendas.

Contato

O Contato é o nosso quarto conceito importante e talvez o mais simples.

“Trata-se de pessoa de contato, junto à uma Organização, responsável por manter o elo de ligação com sua empresa.”

  • É possível que você tenha vários Contatos junto a uma mesma Organização. Por exemplo: Diretor Comercial, Gerente Financeiro, Diretor de Marketing etc.
  • É possível também, que você registre um Contato no CRM, que não tenha vínculo direto com nenhuma Organização. Por exemplo, quando precisa cadastrar um indicador de negócios independente [Finder] ou até mesmo seus colaboradores internos.
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3.O Processo de Vendas

Apresentamos abaixo como é executado o processo de vendas através do Gluo CRM.

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4.Processo de Atendimento ao Cliente

Neste tópico apresentamos todas as etapas adotadas para executar os procedimentos para o atendimento do cliente.

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5.O Processo de Marketing

Vamos apresentar aqui como você poderá executar suas ações de Marketing, visando garantir sua maior presença junto à sua base de clientes e leads.

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6.Outros Recursos Importantes

Nesta seção vamos apresentar ferramentas fundamentais, utilizadas como apoio na execução dos processos operados no Gluo CRM.

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6.1.Captura de Leads

Vamos apresentar aqui os procedimentos a serem adotados para que possa criar Webforms para captura de Leads a partir do seu site ou landing page.

Para criar um Webform no Gluo CRM, basta acessar o menu Configurações > Configuração CRM > Automação > Webform, conforme Figura 1 . Criando Webform no Gluo CRM, abaixo.

Criando Webform no Gluo CRM
Figura 1 . Criando Webform no Gluo CRM

Clique sobre o botão “Adicionar Webform”, conforme imagem acima, para cria um novo Webform. Na sequência, preencha os dados e configure seu Webform.

Criando Webform
Figura 2 – Criando Webform

Veja no Quadro, abaixo, descrição de cada um dos campos utilizados na criação de um Webform:

REF. CAMPOS DESCRIÇÃO
1 Webform Name Atribua um nome para seu Webform.
2 Módulo Defina aqui o módulo ao qual o Webform estará relacionado.
3 URL de Retorno Indique a URL para a qual o visitante será redirecionado, assim que preencher e submeter os dados do formulário.
4 Responsável Informe o Usuário responsável pelo registro, que será recebido no CRM a partir do Webform.
5 Status Ative ou desative o Webform.
6 Captcha Habilitado Ative ou destive a inserção e exibição do Captcha no Webform. Para que o Captcha seja efetivamente ativado no formulário, você precisa realizar alguns procedimentos:
1. Caso ainda não tenha, crie conta no projeto Recaptcha, mantido pelo Google, a partir da seguinte URL: https://www.google.com/recaptcha/intro/v3beta.html;
2. No site do Recapcha, gere as chaves “Site key” e “Secret key”;
3. Abra um Chamado no Portal do Cliente, solicite a ativação do Captcha para seu CRM e informe as duas chaves para que nossa equipe de Suporte, faça as devidas configurações.
7 Descrição Caso queira, apresente, aqui, uma descrição do seu Webform.
8 Designar Usuários no Round Robin Ativar este recurso para utilizar a tecnologia Round Robin.
9 Lista de Usuários do Round Robin Ao utilizar o recurso Round Rubin, você deverá selecionar neste campo os Usuários que serão, pela ordem, responsáveis por cada registro recebido no CRM, a partir do Webform. Este processo de atribuição da responsabilidade pelo registro recebido do Webform, será circular, ou seja, assim que o último Usuário for designado como responsável pelo registro recebido, o processo reiniciar a partir do primeiro.
10 Adicionar Campos Nesta área você deverá selecionar os campos que serão utilizados no seu Webform. Você poderá ordenar os campos, arrastando-os.
11 Salvar ordem dos campos Caso reordene os campos a serem exibidos em seu Webform, clique neste botão para que a configuração seja aplicada.
12 Carregar Documentos Você poderá criar um ou mais campos em seu Webform, para que o visitante faça o upload de arquivos. Uma vez que isso ocorra, o arquivo será anexado ao registro enviado para o CRM, como um Documento relacionado.

De forma complementar, para auxiliá-lo, disponibilizamos, abaixo, vídeo com demonstração prática de como criar um Webform no Gluo CRM. Para assistir com maior qualidade, escolha a opção de visualizar em HD e assista no modo tela cheia.

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6.2.Como Importar Dados para o Gluo CRM

Para você que possui dados em outras aplicações ou planilhas e pretende importá-los para o Gluo CRM, apresentamos o vídeo abaixo com demonstração dos procedimentos necessários para execução deste procedimento.

Acompanhe o passo a passo e mãos a obra.

Para melhor experiência, assista em tela cheia e configure o vídeo para ser exibido em HD.

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6.3.Pipeline de Vendas e Prospecção

O Pipeline é um recurso muito importante introduzido recentemente no Gluo CRM. Esta funcionalidade encontra-se, no momento, disponível nos módulos de Lead, Oportunidade, Organização, Contatos, Chamados e Tarefas de Projetos.

A partir do Pipeline você pode visualizar e gerenciar os dados e informações através do recurso de Kanban/Canvas, permitindo assim que o Usuário, em uma única tela, possa realizar praticamente todas as ações necessárias para realização de follow-up junto a Leads e Oportunidades.

Pipeline Gluo CRM

Aprenda como utilizar todos os recursos do Pipeline do Gluo CRM a partir do vídeo abaixo, onde é demonstrado como se realiza a configuração e uso desta funcionalidade.

Para uma melhor experiência, recomenda-se assistir o vídeo em tela cheia e com configuração em HD.

 

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6.4.Follow-up com o Gluo CRM

Durante o processo de vendas, é fundamental o acompanhamento das Oportunidades que se encontram no estágio de Negociação, ou seja, naquele momento em que a proposta está em mãos do cliente, na eminência de tomar sua decisão de compra.

Partindo do princípio que você tem um grande número de Oportunidades em negociação, temos que dispor de recurso que nos auxilie no follow-up ou o acompanhamento destas Oportunidades, de forma mais eficiente.

O módulo de Follow-up é uma alternativa para gestão das Oportunidades, para aqueles que não desejam trabalhar com o recurso de Pipeline.

Veja, no vídeo abaixo, como você pode utilizar esta funcionalidade através do Gluo CRM.

 

 

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6.5.Como Configurar o Portal do Cliente

Uma das principais funções da ferramenta de CRM, é permitir o tratamento personalizado do seu cliente durante todo relacionamento ao longo do processo de prospecção, venda e pós-venda.

Neste sentido, o Portal do Cliente, disponibilizado pelo Gluo CRM, vem de encontro a este propósito, permitindo que seu cliente tenha um ambiente próprio, onde poderá abrir Chamados com solicitação de informações, correções e ajustes no Sistema, reclamações etc.

A partir do Portal seu cliente poderá, ainda, consultar a Base de Conhecimento, representada pelas FAQs (Perguntas e Respostas Frequentes) e terá acesso também, aos Documentos anexados a partir do CRM e relacionados ao seu cadastro.

Para que saiba como configurar e utilizar o Portal do Cliente, preparei um vídeo explicativo com tutorial, onde você vai conhecer todos os passos para por em operação o seu Portal.

Assista o vídeo abaixo. Para melhor experiência, assista em tela cheia e configure para visualização em HD.

 

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6.6.Criando Modelos PDF no Gluo CRM

Apresentamos neste post e no vídeo abaixo, um passo-a-passo para criar seus documentos em PDF através do Gluo CRM.

Crie, emita e envie por e-mail, qualquer tipo de documento PDF, através do Gluo CRM, tais como: Propostas, Pedidos de Vendas, Faturas, Contratos, Ordem de Serviços etc.

1. Menu de Acesso

Se seu usuário possui permissão, acesse o módulo Modelos PDF para iniciar o processo de criação dos seus modelos PDFs. Acesso o menu FERRAMENTAS > Modelos PDF., conforme apresentado na Figura 1 – Menu Acesso Modelos PDF, abaixo.

Modelos PDFs Gluo CRM
Figura 1 – Menu Acesso Modelos PDF
2. Vídeo Tutorial

A partir do vídeo a seguir, apresentamos, na prática, um tutorial com todos os detalhes para você criar seu modelo PDF.

Caso necessário, altere a configuração do vídeo para HD para ter uma melhor experiência ao assistir.

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