13-07-26 - Contratos Recorrentes: cobrança automática direto no CRM

Visão geral

A partir desta melhoriaAgora o móduloGluo CRM gera faturas e boletos de Contratoforma passaautomática para os seus contratos recorrentes. Você monta o contrato uma vez, define de quanto em quanto tempo cobrar, e o sistema cuida do resto a permitircada aperíodo, inserção de itens, a exemplo dosem que ocorreninguém emprecise Proposta,lançar Pedidonada e Fatura e passa a permitir faturamento recorrente. São seis frentes conectadas:manualmente.

Como funciona, em resumo

ComoO lerprocesso estetem guia:três tudomomentos. jáOs dois primeiros você faz uma vez, o terceiro o sistema faz sozinho, todo período.

Etapa	O que acontece
1. Monta o contrato	Você adiciona os produtos e serviços que o cliente vai pagar
2. Define a recorrência	Você diz de quanto em quanto tempo cobrar, a forma de pagamento e o dia do vencimento
3. O sistema cobra	A cada período, ele cria a fatura e o boleto automaticamente

De onde vem instaladoo econtrato

configurado

O nocontrato ambienterecorrente -pode vocênascer nãode precisatrês prepararformas:

nada.

Cada
• Automaticamente, frentepelo temworkflow, aquando explicaçãouma (Proposta ou Pedido de Venda é aprovado, seguindo o que fazestá definido na configuração de recorrência
• Manualmente a partir da proposta ou pedido, pelo botão Mais → Gerar Contrato
• Manualmente do zero, criando um contrato novo direto no módulo Contratos e quaispreenchendo camposos usa).itens Ae legendaos dados de cadarecorrência imagemà indicamão
se

é

Adicionando umos printitens do CRM ou uma recriação.

Como funciona

contrato

Os itens são adicionadosos naprodutos telae deserviços Ediçãoque doo Contratocliente (nãovai épagar. ediçãoEles diretaficam no detalhe). O formulário exibe o bloco Detalhes do Item, comdentro da edição do contrato.

Para adicionar um item, abra o contrato, clique em Editar e use os botões Adicionar+ Produto eou Adicionar+ Serviço,. Basta preencher a quantidade e o preço unitário, o total de cada linha e o total geral são calculados automaticamente.

Você pode adicionar quantos itens quiser, remover ou alterar preços a qualquer momento. Toda mudança fica registrada no histórico de itens.

Configurando a recorrência

É aqui que abremvocê osdiz popupsao desistema seleção. Ao salvar, os totais (Total, Sub Total) são recalculados automaticamente. No detalhe, a tabela de itens é exibida igual à de uma Fatura.

Tela do CRM - Bloco Detalhes do Item na edição do contrato - botões + Produto / + Serviço, seletor de Moedacomo e Totalquando Geral.

cobrar.

Esses

02.campos Configuração de recorrência

Onde fica:ficam no detalhe de um contrato, botãobloco Customizar → Configurar Recorrência (ou pela URL direta abaixo).

Bloco geral

Bloco por forma de pagamento (Boleto)

Estas regras alimentam o cálculo de datas do motor de recorrência.

Ponto de atenção: na tela atual só o bloco Boleto é editável - o bloco de Cartão de Crédito está desativado.

Tela do CRM - Tela Configurar Recorrência— bloco Geral + bloco Forma Pagamento: Boleto.

03. Motor de recorrência

Aqui está o coração da automação. Uma tarefa agendada roda uma vez por dia, varre todos os contratos recorrentes e, para cada ciclo devido, gera uma Fatura e quando a forma de pagamento é Boleto, um Boleto é vinculado. Não gera novos contratos.

Quando um contrato é processado

Um contrato entra na rodada do dia quando todas as condições abaixo forem observadas:

• Ativar Recorrência = Sim;
• Tem contato em Relacionado a e em Resp. Financeiro 1;
• A Próxima Recorrência (ou a data de início, ou hoje) é igual ou anterior a hoje;
• Status do contrato é Ativo ou Suspenso;
• Forma Pagamento, Dia Pagamento, Periodicidade e Tipo Pagamento preenchidos;
• O Contrato tem ao menos um item.

Campos que controlam a recorrência

Ficam no bloco Recorrência do Contrato.

Quando o contrato vem de uma proposta, esses dados são preenchidos lá e copiados automaticamente para o contrato.

Faturas e boletos automáticos

TelaCom doa CRMrecorrência -ativada, Blocovocê Recorrêncianonão detalheprecisa lançar nada. A cada período, o sistema cria a fatura e, quando a forma de pagamento é boleto, o boleto correspondente, já com o valor dos itens do contrato -e o vencimento no dia configurado.

Para saber se a cobrança do mês foi gerada, basta olhar o campo Último Log Recorrência no contrato. Ele mostra ao Faturanúmero FAT-000001da fatura, do boleto, o vencimento e o Boletovalor BOL-000001 gerados nada última execução. Se aparecer "Sucesso", a cobrança do período foi criada normalmente.

LógicaDois depontos datas (resumo)importantes:

• Vencimento = dia configurado, ajustado para não estourar o fim do mês e, depois, para cair em dia útil conforme a política e os feriados;
• Emissão = vencimento − “dias antes”, também ajustada a dia útil;
• Pré-pago no 1º ciclo: emite hoje e vence em "hoje" + “primeiro vencimento após X dias”;
• Pró-rata (1º ciclo, se ligado): fator proporcional aplicado ao preço dos itens;
• Ao terminar, o motor agenda o próximo ciclo no campo Próxima Recorrência.

Anti-duplicação: cada ciclo recebe um identificador único (a competência do mês de vencimento + o contrato), gravado no campo Ciclo Recorrência da fatura. Antes de gerar, o motor verifica se já existe fatura para aquele ciclo — se existir, não duplica; apenas garante o boleto e reagenda. O boleto tem o mesmo controle.

Regras que barram a geração: o módulo Faturas precisa estar ativo (senão o processo aborta). Fatura de Boleto com valor abaixo de R$ 7,00 vai para o status “Auditoria” e o boleto não é gerado.

Como a rotinasistema roda

Existe uma tarefa agendada chamada “Processa Recorrência”, que roda automaticamente uma vez por dia. Ela é ligadadia e desligadanão peladuplica telacobrança. Se a fatura do período já existe, ele não cria outra

Boletos de configuraçãovalor (seçãomuito 2)baixo, - quando a recorrência é ativada, a rotina passa a rodar; quando desativada, para.

Workflows que criam os Contratos

Antesabaixo de haverR$ recorrência,7,00, onão Contratosão precisagerados existir.automaticamente. IssoA éfatura feitofica porseparada doispara workflowsconferência amanual

partir da

Histórico Proposta/Pedidode aprovado. No exemplo abaixo, Gera Contrato está ligadoitens (rodaLog todaItens)

Toda vez que aalguém condiçãoadiciona, éaltera atendida)ou eremove Geraum Contrato Recorrente está desligado (rodaria só na primeira vez) - a escolha depende da opção “Gerar Contratos” na configuração.

Telaitem do CRMcontrato, -isso Workflowsfica de geração de contrato - Gera Contrato (ligado) e Gera Contrato Recorrente (desligado).

Os dados de recorrência já ficam preenchidos na Proposta/Pedido de origem (bloco Recorrência Contrato) e são copiados para o contrato gerado:

Tela do CRM - Bloco Recorrência Contrato na Proposta que origina o contrato recorrente.

Resultado esperado

Após a execução, aparecem a Fatura e o Boleto do ciclo. Repare no Ciclo Recorrência (mesmo número nos dois) e na Fonte = CRON do boleto - é assim que se confirma que vieram da rotina automática, e não foram lançados à mão.

04. Log de itens

Auditoria de alterações nos itens. A cada salvamento, o sistema compara o “antes” e o “depois” e registraregistrado: o que mudou, itemquem fez e quando. É útil para conferir alterações de valores e quantidades ao longo do tempo.

Para consultar, abra o contrato (ou a item.fatura, Disponívelproposta, em vários módulos que têm itens.

O que é registrado

Cada item adicionado, alterado ou removido num salvamento é registrado com uma ação:

Grava-se o nome do produto congelado (sobrevive à exclusão do produto), o usuáriopedido) e aclique moeda congelados, a data/hora, e um JSON só com os campos que mudaram. Campos rastreados incluem quantidade, preço, desconto, comentário, campos customizados de item e os impostos ativos.

Como é capturado

A cada salvamento, o sistema compara o “antes” e o “depois” dos itens e registra apenas o que efetivamente mudou. A comparação identifica os itens por produto e posição na lista. Só é registrada uma alteração quando algum valor realmente muda - diferenças apenas de formatação de número não geram log.

Onde o usuário vê

No detalhe do registro, botãoem Mais → Log Itens. AbreVocê umverá popup com a linha do tempo dos salvamentos (mais recente primeiro, com scroll infinito). Cada salvamento mostra quando, quem e a contagem de adicionados/alterados/removidos; cada item mostra a ação e, nas alterações, o valor antigo → novo.

Tela do CRM - Como chegar: no detalhe do registro, Mais → Log Itens.

o novo lado a lado

Removido

05. PDFFiltros de Contratos

período,

Atipo partirde destamudança melhoriae responsável ajudam a encontrar rapidamente o que você poderprocura.

capturar

Para administradores

Algumas configurações ficam disponíveis apenas para administradores e normalmente já vêm prontas de fábrica. Vale conhecer onde a recorrência é ligada e ajustada:

• Configurar Recorrência: no detalhe de um contrato, o caminho Customizar → Configurar Recorrência abre a tela onde a recorrência é ligada ou desligada, e onde se definem as regras de vencimento, como dias de antecedência, ajuste de dia útil, feriados, responsável e status padrão de fatura e boleto
• Mapeamento de campos: define quais campos são copiados da proposta ou pedido para o contrato quando ele é gerado. Fica em Configurações → Marketing e Vendas → Mapeamento de Campos → Mapeamento Outros Módulos, na opção Proposta para Contrato (ou Pedido para Contrato). Se um campo não estiver mapeado, ele não é preenchido no contrato
• Workflows: são os automatismos que transformam uma proposta ou pedido aprovado em contrato. A escolha entre gerar um contrato comum ou um contrato recorrente depende da opção "Gerar Contratos" definida na tela de configuração
• Modelo de PDF do contrato: a tabela de itens do módulocontrato detem Contratosum emmodelo seuspróprio, Modelospreparado de PDF 
  
  Tela do CRM - Editor de Modelo de PDF - em Configuração Tabela, a tabela “25 - FPR - Contrato” é exclusiva do módulo de Contratos.
  
  

06. Importar / Exportar CSV

A partir desta melhoria no módulo de Contratos, os registros importados passam a ficar com a Fonte marcada como “Importação”; e o Contrato ganhou o seletor de moeda na importação/exportação, com maior precisão de câmbio. A exportação passa a trazer os itens com moeda e conversão; a importação aceita as colunas do Contrato maissem as colunas de itemimposto (Produto,e Quantidade,desconto, Preço)separado dos modelos de fatura e proposta

 

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Para o passo a passo completo, com todas as telas ilustradas, consulte o Guia do Usuário: Contratos Recorrentes.

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